WBZ GmbH
WBZ ist ein Unternehmen, das sich auf die Beschaffung und Veredelung von Berufs- und Teambekleidung spezialisiert hat. Darüber hinaus bietet WBZ individuelle Shopsysteme für Unternehmen an, die es ermöglichen, Mitarbeiterkleidung personalisiert und effizient zu bestellen.
Der bestehende Magento 2-Shop von WBZ bündelt verschiedene Storeviews, auf die Mitarbeiter zugreifen können, um ihre Rewardpunkte zu verwenden. Anstelle eines klassischen Bezahlsystems werden alle Bestellungen über diese Punkte abgewickelt. Bisher wurden die Aufträge manuell aus Magento heraus mithilfe von Lexware und Excel-Listen weiterverarbeitet. Um diesen Prozess zu optimieren, wurde der Shop an Floomia angebunden, wodurch die Aufträge nun automatisiert verarbeitet und die Rewardpunkte effizient verwaltet werden.
Es war einmal...
Es war einmal eine Mitarbeiterin bei WBZ, die stundenlang damit beschäftigt war, Bestellungen aus dem Magento-Shop manuell zu bearbeiten. Jeder Auftrag musste kopiert und in Lexware eingefügt werden, während unzählige Excel-Listen hin- und hergeschoben wurden. Dieser manuelle Prozess war fehleranfällig und dauerte oft sehr lange. WBZ suchte daher nach einer Möglichkeit, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und eine Automatisierungslösung zu implementieren.
Herausforderungen
Die größte Herausforderung bestand darin, den Workflow von WBZ zu erarbeiten und zu digitalisieren. Floomia sollte als zentrale Plattform genutzt werden, um den Magento-Shop anzubinden und den gesamten Prozess der Auftragsverwaltung zu automatisieren. Eine zusätzliche Herausforderung war die enorme Menge an Lieferantendaten, da WBZ die Artikel von mehreren Lieferanten bezieht. Die Informationen mussten aus den Lieferantensystemen direkt in das System übernommen werden, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden.
Das Ziel
Das Hauptziel des Projekts war es, den Magento 2-Shop nahtlos an Floomia anzubinden, sodass alle Bestellungen automatisch verarbeitet werden und sich nahtlos in den weiteren Bearbeitungsprozess eingliedern. Neben der Verwaltung der Rewardpunkte der Mitarbeiter und der Zuordnung der Bestellungen zu den jeweiligen Kostenstellen für eine gebündelte Verarbeitung, spielte auch die Produktion eine zentrale Rolle. Die Integration des Lagers, um die Verfügbarkeit von Artikeln zu prüfen, sowie die Verwaltung der Stickdateien für die Veredelung der Textilien waren ebenfalls entscheidend. Zusätzlich war die Optimierung der Warenannahme und deren Einbindung in den Produktionsprozess von großer Bedeutung, um einen durchgängig effizienten Ablauf von der Bestellung bis zur Fertigstellung sicherzustellen.
Die Entwicklung
Unsere Aufgabe war es, den Shop zu optimieren und vollständig an Floomia anzubinden, um den Workflow zu automatisieren. Die Lösung umfasste folgende Hauptbereiche:
Automatisierte Auftragsverarbeitung
Die Bestellungen aus dem Magento 2-Shop werden nun automatisch an Floomia übermittelt. Dies eliminiert die Notwendigkeit, Bestellungen manuell in Lexware zu kopieren, und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Rewardpunktsystem
Eine Besonderheit des Shops ist das Rewardpunktsystem. Dieses System verwaltet die Punkte der Mitarbeiter vollständig automatisiert. Die Rewardpunkte werden über das Jahr hinweg gesammelt und können zu besonderen Anlässen, wie Weihnachten, individuell erhöht werden. Floomia sorgt dafür, dass der Prozess reibungslos und ohne manuelle Eingriffe funktioniert.
Kunden- und Artikelverwaltung
Die Artikel- und Kundenverwaltung wurde ebenfalls automatisiert. Die Daten der Artikel, die bei mehreren Lieferanten bestellt werden können, werden direkt aus den Lieferantensystemen in Floomia importiert. Dies reduziert den Aufwand für manuelle Eingaben erheblich.
Lagerintegration und Priorisierung
Die Bestellungen werden nach Lieferdatum verarbeitet und können in der Produktion priorisiert werden, um eine effiziente Abarbeitung sicherzustellen. Das Lager ist in den Prozess integriert, sodass die Verfügbarkeit der Artikel in Echtzeit überprüft werden kann. Zudem werden die Stickdateien und weiteren Anforderungen für die Veredelung digital im System hinterlegt und automatisch weiterverarbeitet.
Die Lösung und ihre Auswirkungen
Seit der Einführung des neuen Systems konnte WBZ den gesamten Workflow erheblich verbessern. Die manuelle Bearbeitung der Bestellungen ist vollständig automatisiert, und die Verwaltung der Rewardpunkte erfolgt jetzt intuitiv und ohne Fehler. Dies hat nicht nur die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz des gesamten Prozesses gesteigert.
Des Weiteren ermöglicht die einfache Anbindung an die Lieferantendaten eine schnelle und einfache Artikelverwaltung. Bestellungen können nun nach Priorität und Verfügbarkeit der Artikel verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Abwicklung der Aufträge führt.
Darüber hinaus ermöglicht die Importfunktion für Lieferantendaten eine schnelle und einfache Artikelverwaltung. Bestellungen können nach Priorität und Verfügbarkeit der Artikel verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Abwicklung der Aufträge führt.
Fazit
Ein Projekt, das WBZ geholfen hat, ihre internen Prozesse deutlich zu optimieren und die Automatisierung ihrer Bestellabwicklung auf ein neues Niveau zu heben. Durch die Integration von Floomia und die nahtlose Anbindung an den Magento 2-Shop profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter von einem effizienteren und weniger fehleranfälligen System. Ein erfolgreiches Projekt, das zeigt, wie Automatisierung und Digitalisierung Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen können.