Content-Marketing-Agentur

Case Study: Wie wir den Sales-Prozess mit der Redaktion einer großen Content-Marketing-Agentur verbunden haben.

Eine Software zu schaffen, die es in dieser Form noch nicht gibt? Alte Weisheiten über Bord werfen und Neues schaffen? Genau das haben wir getan, als wir gemeinsam mit unserem Auftraggeber die Agentur-Software TERP entwickelt haben.

Unser Kunde: Testroom GmbH

Testroom ist eine eine Content-Marketing-Agentur aus Hamburg, die uns vor einigen Jahren kontaktierte. Es sollte um Redmine-Consulting gehen, herausgekommen ist etwas viel größeres!

 

Schon in den ersten Beratungsgesprächen spürten wir schnell, dass eine reine Beratung zu Redmine nicht ausreichend sein würde. Schnell dachten & planten wir größer und gingen die Optimierung der internen Geschäftsprozesse an.

Quasi als Pilotprojekt schufen wir eine Lösung zur Abbildung des Eingangsrechnungslaufs. Eingehende Rechnung werden in webbasierten Anwendung erfasst und durchlaufen verschiedene Freigabestadien bis zur Bezahlung.
Der Clou: Die Freigabe kann in verschiedenen Systemen erfolgen, je nachdem, in welchen die verantwortlichen Personen primär arbeiten. Eine Freigabeanforderung kann ein Ticket in Redmine auslösen oder direkt in der Anwendung bearbeitet werden.

Entwickelt haben wir diese Anwendung auf Basis von Floomia, unserem Business-Software-Baukasten.

Nach dem erfolgreichen Testballon sollten wir uns nun um die Prozesse im Sales-Bereich kümmern. Der bisherige Prozessablauf war geprägt von manuellen Kalkulationen und individuellen Absprachen. Gewünscht war ein Ablauf, der nahezu vollständig digitalisiert ist und den gesamten Lebenszyklus eines Kundenauftrags abbildet.
Dies beinhaltet das Kontakt- und Leadmanagement, die Angebotskalkulation, -erstellung, -abgabe und -verfolgung sowie das daraus folgende Auftragsmanagement. Dem folgte schließlich noch die Abbildung der Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen sowie ein übergreifendes Controlling-System, welches die Kennzahlen aller Bereiche bedarfsgerecht und in Echtzeit bereitstellen sollte.
Als Besonderheit sollte es eine enge Verzahnung zwischen den Bereichen Sales und Redaktion geben, d.h. durch den Sales erstellte Aufträge sollten direkt die notwendigen Aufgaben im Redmine der Redaktion erstellen und im Controlling abbilden.

Zunächst entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden die sich aus dem Briefing ergebenen konkreten Prozesse und entwickelten diese während der Projektlaufzeit auch kontinuierlich weiter.

Daraus erstellten wir ein Konzept, wie die Anforderungen softwareseitig umsetzbar wären. Wir setzen hierbei auf eine Kombination der bereits im Einsatz befindlichen Projektmanagement-Software Redmine, die Groupware Microsoft Exchange inkl. einiger Plugins sowie der Implementierung einer Individualsoftware namens „TERP“ (=TestroomERP) auf Basis von Floomia, die die bisher verwendete Software Salesforce ablösen und zusätzlich die Schnittstelle zu den zuvor genannten, bisher als Insellösung betriebenen, Tools dienen sollte.

Unsere Leistungen umfassten neben der vorgelagerten und begleitenden Beratung auch die Implementierung der Software „TERP“ inkl. der Schnittstellen, der Datenmigration aus Salesforce und die Konfiguration der weiteren Softwarelösungen.

Fazit

So stellen wir uns unsere Projekte vor: Innovativ & anspruchsvoll, mit Kunden die unsere Begeisterung für Neues teilen und die Bereitschaft etwas zu wagen. Nachdem die Software eingeführt und verwendet wurde, haben wir gemeinsam das System seitdem ständig weiterentwickelt.