Mit dem Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde, stehen bedeutende steuerliche Änderungen an. Eine der wichtigsten Neuerungen ist die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt. Dieser Blogpost beleuchtet die zentralen Aspekte dieser Änderung und gibt Ihnen praktische Hinweise zur Umsetzung.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht

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Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Das bedeutet, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht zwangsläufig als E-Rechnung gilt. Stattdessen müssen diese PDF-Rechnung die Inhalte zusätzlich in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x beinhalten, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen betrifft alle Unternehmen, die B2B-Umsätze tätigen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmer und Online-Händler, die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen müssen.

Übergangsregelungen und Fristen

Um den Unternehmen genügend Zeit zur Anpassung ihrer buchhalterischen Prozesse zu geben, wurden Übergangsregelungen eingeführt:

• Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Formate verwendet werden, sofern der Empfänger dem zustimmt.
• Bis Ende 2027 gilt dies auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen nutzen, ohne Ausnahme.
  
  
  

Vorteile und Anforderungen der E-Rechnung

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Vorteile der E-Rechnung

Effizienz: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier- und Druckkosten sowie Porto.
Umweltfreundlichkeit: Reduktion des Papierverbrauchs.

Rechtliche Anforderungen

Format: Die E-Rechnung muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD 2.x. Zumeist wird die Maschinenleserliche Rechnung als Anhang der PDF-Rechnung angehängt und ist für den ungeübten Betrachter auf den ersten Blick nicht sichtbar.
Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.
Meldesystem: Zukünftig wird ein elektronisches Meldesystem eingeführt, das alle steuerrelevanten Daten an die Finanzverwaltung übermittelt.

Praktische Umsetzung

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Prüfung der aktuellen Systeme

Unternehmen sollten ihre derzeitigen Programme zur Erstellung von Rechnungen überprüfen, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Tools, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x unterstützen, sind hier besonders zu empfehlen.

Schulung und Anpassung der Prozesse

Es ist ratsam, die Mitarbeiter im Rechnungswesen entsprechend zu schulen und die internen Prozesse anzupassen, um einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zu gewährleisten.

Kooperation mit IT-Dienstleistern

Für die technische Umsetzung kann die Zusammenarbeit mit spezialisierten IT-Dienstleistern hilfreich sein, die die Integration der E-Rechnungsformate in die bestehende Buchhaltungssoftware übernehmen.

Fazit

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Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig auf die neuen Anforderungen reagieren und ihre Prozesse entsprechend anpassen, können von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Bereiten Sie sich jetzt vor, um ab dem 1. Januar 2025 rechtssicher und effizient mit E-Rechnungen zu arbeiten.